racorn / 123RF For mange fagpersoner er Microsoft Outlook sentrum for arbeidsflyten. Når det er tilfelle, er det viktig å sørge for at programmets filer - e-postoppføringene, kontaktene og kalenderne dine - med jevne mellomrom sikkerhetskopieres til et trygt sted. På samme måte, hvis du flytter til en ny PC, er det mye lettere å laste inn en enkelt fil på nytt enn å gå gjennom den kjedelige prosessen med å konfigurere e-postkontoer på nytt. Heldigvis gjør Outlook det enkelt å sikkerhetskopiere kontoen og innstillingene manuelt, og å importere dem på nytt for enkelt oppsett. Veiledningen nedenfor gjelder Office 2010, Office 2013 og Office 2016.
Sikkerhetskopierer filene dine
Trinn 1:For å starte sikkerhetskopiering av filene dine i Outlook 2013 og 2016, klikk på Fil menyen og velgÅpne og eksporterfra menyen til venstre.
Mark Coppock / Digital Trends Steg 2:Klikk påImport Eksport -knappen for å åpne Import- og eksportveiviseren, som også vil sparke deg ut av det berøringsvennlige menysystemet - det er best å ha et vanlig tastatur og mus eller berøringsplate for de følgende trinnene. I Outlook 2010 klikker du Fil,å velgeAlternativer,og klikkAvansert.
Mark Coppock / Digital Trends Trinn 3:Klikk Eksport for å åpne veiviseren. Følgende trinn er identiske for alle tre versjonene av Outlook.
Michael Crider / Digitale trender Trinn 4:Å velge Eksporter til en fil fra handlingslisten og klikk Neste,som vil resultere i to alternativer. Å velge Outlook-datafil (.pst),og klikk Neste en gang til. På neste skjermbilde velger du hvilke filer og mapper du vil sikkerhetskopiere. Mesteparten av tiden vil du lage en fullstendig sikkerhetskopi av filene for en konto. For å gjøre dette, klikker du bare e-postadressen som er knyttet til kontoen, det første elementet i listen og klikker Neste. Sørge for at Inkluder undermapper er sjekket slik at du fanger opp all informasjonen.
Michael Crider / Digitale trender Trinn 5:Hvis du vil ha større kontroll over hva som er sikkerhetskopiert, klikker du på en individuell e-postmappe, delen Kontakter eller kalendere eller et av de andre alternativene i listen. Som standard blir alle mappene i en valgt mappe også sikkerhetskopiert. For å deaktivere denne oppførselen, fjerner du merket i avmerkingsboksen inkluderer undermapper. Klikk på for å fjerne spesifikke e-postmeldinger fra sikkerhetskopien, for eksempel e-post sendt til eller fra din personlige adresse filtre. På dette skjermbildet kan du opprette et søk etter ord, emne eller brødtekstfelt, til eller fra adresse eller tid. Mer avanserte filtre, inkludert størrelse, flagg og viktighetsvurdering, er tilgjengelige via Mmalmvalg og Avansert faner. Når du er ferdig med å konfigurere filtrene, klikker du OK for å gå tilbake til eksportmenyen.
Mark Coppock / Digital Trends Trinn 6:Det neste skjermbildet lar deg velge plassering og navn på sikkerhetskopifilen. Klikk Bla gjennom, naviger deretter til mappen du ønsker, gi filen et navn og klikk OK. Nettleservinduet lukkes deretter.
Michael Crider / Digitale trender Trinn 7:Klikk Bli ferdig. Du kan legge til et passord i denne filen for ekstra sikkerhet, eller la begge feltene være tomme hvis du ikke vil tilordne et passord. Klikk deretter på OK for å lage sikkerhetskopifilen. Husk at det kan ta noen sekunder hvis du har massevis av e-poster lagret i Outlook.
Administrere sikkerhetskopier
PST-filen du nettopp opprettet kan flyttes eller kopieres som alle andre filer. Dette gjør det enkelt å holde det trygt; bare kaste den på en USB-stasjon, dra den til en ekstern harddisk, eller last den opp til skyen for å holde oversikt over e-postene dine fysisk atskilt fra datamaskinen. Vær oppmerksom på at filen er ganske stor - 1000 e-postmeldinger utgjør omtrent 100 MB, i testingen vår - og så kan du kanskje ikke sende den gjennom de vanlige kanalene.
Husk at dette ikke er en live-fil, noe som betyr at den ikke registrerer eller sikkerhetskopierer e-post du mottar eller sender etterdu oppretter den. For en mer oppdatert fil lagrer Outlook automatisk e-post og andre innstillinger i en PST-fil i Dokumenter> Outlook-filer mappen under brukernavnet ditt. Denne filen er alltid oppdatert, men siden den er lagret lokalt, er den sårbar for feil. Du kan redusere risikoen for å miste nylige e-postmeldinger, kalenderelementer og kontakter ved å angi et program for sikkerhetskopiering eller skylagring for å overvåke Outlook Files-mappen.
Importerer sikkerhetskopier
Trinn 1:Prosessen for import av PST-sikkerhetskopifiler ligner på å lage dem. Klikk i Outlook 2013 og 2016 Fil i hovedvinduet i Outlook og velgÅpne og eksporter fra en rekke alternativer. Velg deretterImport Eksport for å åpne veiviseren for import og eksport. I Outlook 2010 klikker du Fil, å velge Åpen, ”Og klikkImport. Trinnene nedenfor gjelder for alle tre versjonene av Outlook.
Michael Crider / Digitale trender Steg 2:Klikk Importer fra et annet program eller en annen fil, etterfulgt avNeste. Velg deretterOutlook-datafil og klikk Nesteen gang til. Klikk Bla gjennom, og naviger til filen du vil importere, enten på din lokale maskin, eksterne enhet eller et eller annet sted i et tilkoblet nettverk. I Alternativer Du kan velge å erstatte dupliserte e-postmeldinger og kontakter med importerte varer, la duplikater opprettes, eller bare ikke importere duplikater.
Michael Crider / Digitale trender Trinn 3:Hvis sikkerhetskopien du importerer fra er nyere enn e-postene du har i Outlook for øyeblikket, velger du Erstatt duplikater. Hvis sikkerhetskopien er eldre enn gjeldende e-postmeldinger i Outlook, velger du Ikke importer duplikater. Det er generelt ikke behov for å velge Tillat at duplikater opprettes med mindre du vet at du trenger spesifikk informasjon fra både gamle og nye filer. Klikk Neste når du er klar til å fortsette.
Michael Crider / Digitale trender Trinn 4: På denne skjermen velger du hvilke mapper du vil importere og til hvor du vil importere dem. Hvis du importerer informasjonen fra en enkelt konto, klikker du bare Outlook-datafil. Du kan også velge individuelle mapper eller filtrere filen, akkurat som i delen ovenfor. Klikk Bli ferdignår du er klar, og hvis du blir bedt om det, skriv inn passordet som er knyttet til filen din. Det er det! E-postene dine og andre innstillinger vises i Outlook når importprosessen er ferdig.
