Zoom's webapp gjør det allerede veldig enkelt å planlegge, starte og tilpasse videokonferansen din for å snakke med teamet ditt og få ting gjort. Men hvis du bruker Zoom ofte på jobb, er det en måte å gjøre det enda mer praktisk: Kombiner det med Outlook. Zoom tillater nyttig integrering med Microsoft Outlook som fungerer veldig bra for å planlegge online møter og få alle til å delta lettere. Her er hva du skal gjøre, og hvordan det fungerer.
Trinn 1: Last ned Zoom for Outlook-appen
Microsoft har sin egen app for å integrere Zoom, noe som gjør denne prosessen mye enklere. Gå til Microsoft Store og last den ned. Forsikre deg om at du laster ned til datamaskinen du bruker til jobb- og Outlook-formål, og ha Outlook åpent når du starter prosessen for å gjøre det enklere. Det er en gratis nedlasting, så velg Få det nå å komme i gang.
Når du laster ned, vil appen be deg om å logge på med Outlook-adressen din og signere en avtale om bruk av tjenesten. Når dette er ferdig, se til Outlook-vinduet ditt, og du vil se et varsel som dukker opp som sier "Legg til et tillegg fra Office Store. ” Å velge Installere for å starte prosessen.
Trinn 2: Opprett et nytt Zoom-møte
Muligheten til å bruke Zoom in Outlook er der nå, men du må vite hva den kan gjøre! Start med å åpne Outlook-kalenderen online og velg Ny øverst for å lage en ny kalenderbegivenhet. Fyll ut skjemaet slik du ville gjort for ethvert møte, med detaljer om møtets formål og legg til deltakere og tidsluker til det er klart.
Når du er ferdig, kan du se på den øverste menylinjen og velge de tre punktene til høyre. Velg dem, og Zoom-tillegget ditt skal dukke opp, sammen med andre tillegg du allerede bruker i Outlook. Å velge Zoom, og velg i neste meny Legg til et zoom-møte.
Hvis du ikke har logget på Zoom på denne datamaskinen ennå, vil Zoom nå be om påloggingsinformasjon. Gi det, og kalenderhendelsen du har opprettet, vil nå være et Zoom-møte, med passende lenker til møtet og alt annet på plass. Lett!
Trinn 3: Velg Zoom-innstillinger i Outlook
Normalt vil et Zoom-møte opprettet gjennom Outlook ha alle de vanlige innstillingene fra den online zoomprofilen din. Du kan imidlertid også endre dette enkelt gjennom Outlook for å tilpasse et møte basert på individuelle behov.
For å gjøre dette, velg møtet i Outlook Web Calendar. Velg deretter Zoom-tillegget ditt som før, men velg denne gangen Innstillinger fra Zoom-rullegardinmenyen. Dette åpner en ny seksjon for å velge Zoom-innstillinger for det møtet. Alternativene inkluderer:
- Endring av hvem møtet er planlagt til
- Opprette et møte-ID-nummer for sporing
- Velge om deltakerne skal ha video
- Velge lydalternativer
- Aktivere delta før vertsalternativer
- Demper deltakerne når de ankommer
- Registrerer automatisk møtet
Når du er ferdig med å skreddersy møtet etter dine behov, velger du Oppdater for å lagre alle endringene.
Alternativ for Outlook 2013/2016 desktop app
Zoom for Outlook fungerer veldig likt hvis du bruker desktop-appen i stedet, men nedlasting er litt annerledes. Her vil du åpne appen, velge File og deretter velge Manage Add-ins.
Dette bør åpne et nettsted for å kontrollere Outlook-innstillingene. Se etter pluss- og minustegnene her, og velg pluss-tegnet, og velg deretter Legg til fra Office Store. Dette åpner et søkevindu der du bør søke etter “Zoom for Outlook. ” Når riktig app dukker opp som et resultat, last ned og fortsett som før. Du finner Avtale et møte alternativet i kategorien Hjem i Outlook-appen. Så, i Møte på fanen, vil du se et videokameraikon med et alternativ til Legg til et zoom-møte som du kan velge når du er klar.
Merk: Hvis du er administrator som aktiverer Zoom-funksjoner for et team av Outlook-brukere, er prosessen din for å registrere alle veldig lik den som aktiverer Zoom for Outlook-appen. Når du er logget på som administrator, kan du se på administrasjonssentermenyen, og du bør se et alternativ for Tillegg under Innstillinger. Så er det bare å velge Distribuere tilleggog velg Jeg vil legge til et tillegg fra Office Store, og fortsett å søke etter appen som før.
